Tres manos para un mismo pedido
La empresa vende a otras empresas. Cientos de clientes mayoristas, cada uno con su lista de precios y sus condiciones comerciales negociadas. Todo eso vivía en Softland y en la cabeza de los vendedores.
El pedido llegaba por correo o WhatsApp
Sin formato, sin códigos de producto, muchas veces con el nombre comercial y no el del catálogo.
Alguien revisaba precio y stock a mano
Abría Softland, buscaba las condiciones de ese cliente, confirmaba disponibilidad y respondía.
Y después lo digitaba de nuevo en el ERP
Tercera vez que el mismo pedido se escribía. Cada paso, una oportunidad de equivocarse.
El encargo original era construir una tienda en línea. Pero una tienda que no conoce las condiciones comerciales de cada cliente no le sirve a nadie en un negocio mayorista.
El problema real no era la falta de vitrina. Era que el ERP no conversaba con nada.
Cinco piezas, no una tienda
Portal B2B con condiciones por cliente
Cada cliente entra con su cuenta y ve su lista de precios, sus descuentos y su crédito disponible. No un precio genérico de vitrina.
Sincronización con el ERP en segundos
No es un proceso nocturno ni una carga cada hora. Cuando algo cambia en Softland, el portal lo sabe casi de inmediato.
Ficha de cliente alimentada desde el ERP
Una sola base de clientes. El vendedor ve historial de compra, documentos y saldos sin salir del portal ni mantener datos duplicados.
Permisos por usuario y por rol
Un vendedor ve su cartera. Un jefe ve la de su equipo. Un cliente ve lo suyo. Nadie ve de más.
Registro de cada acción relevante
Quién hizo qué, sobre qué registro y a qué hora. En su momento pareció un detalle de implementación. No lo era.
Por qué no consultamos el ERP en cada visita
Es la salida obvia y es la que rompe todo. Si cada visitante consulta Softland directamente, la tienda deja lento al ERP y con él a la empresa completa.
Tampoco quisimos el otro extremo, que es una carga nocturna y aceptar que el portal vaya un día atrasado.
La solución fue que el ERP avise cuando algo cambia, en vez de que el portal pregunte todo el tiempo.
La cola es liviana: solo tiene lo que cambió. El ERP nunca recibe la carga del portal.
Si algo falla, el registro queda en la cola y se reintenta. Nada se pierde en silencio, que es exactamente lo que pasa cuando una integración se hace con exportaciones manuales.
El incidente que probó la arquitectura
Llegó el reporte por WhatsApp: a varios clientes se les estaba vaciando el carrito de compras. Pedidos armados que desaparecían.
La sospecha inmediata fue la de siempre: un proceso automático borrando datos, un error del sistema, una tarea programada mal configurada.
Ese tipo de sospecha es difícil de refutar. Se puede pasar semanas revisando código buscando algo que quizás no existe.
Lo que permitió el registro
- Revisar el histórico completo de eliminaciones de las últimas semanas
- Identificar quién ejecutó cada acción y a qué hora exacta
- Descartar con evidencia la existencia de cualquier proceso automático
- Analizar caso por caso los clientes reportados
La conclusión fue clara y verificable: no existía ningún proceso que borrara carritos por su cuenta. Cada carrito desaparecido tenía un responsable identificable y una hora exacta. Eran acciones humanas explícitas, hechas desde la interfaz, por usuarios con permiso para hacerlo.
Entregamos un informe con la evidencia, el detalle por cliente y las hipótesis ordenadas por probabilidad. La conversación pasó de buscar un fantasma en el código a revisar cómo el equipo estaba usando una funcionalidad.
Sin ese registro, la respuesta habría sido una opinión. Con él, fue un hecho.
La trazabilidad no se agrega después
Cuando se cotiza una integración, el registro de acciones suele ser lo primero que se recorta. No se ve, no se demuestra en una reunión y nadie lo pide.
Hasta que algo no cuadra. Y entonces es lo único que separa una respuesta con evidencia de una discusión sobre quién tiene la culpa.
En este proyecto se decidió incluirlo desde el diseño, sin que el cliente lo pidiera. Meses después fue lo que resolvió el único incidente serio que tuvo el sistema.
Tres preguntas para tu próxima integración
¿Cómo se entera el portal de que algo cambió en el ERP?
Si la respuesta es que pregunta cada vez, vas a dejar lento al ERP.
¿Qué pasa si una sincronización falla?
Si no hay cola ni reintento, el dato se pierde y nadie se entera.
¿Queda registro de quién hace cada acción?
El día que algo no cuadre, es lo único que te va a dar una respuesta.
Servicio relacionado
Este proyecto corresponde al servicio de Ecommerce B2B y B2C. Tienda con listas de precio por cliente, stock real y pedidos que ingresan directo a Softland.
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