Un ERP sólido, encerrado en sí mismo
La empresa vende a otras empresas. Cientos de clientes mayoristas, cada uno con su lista de precios, sus descuentos y sus condiciones de pago negociadas.
Softland administraba todo eso bien. Inventario, facturación, cobranza y documentos tributarios funcionaban sin problema y no había razón para tocarlos.
El problema era que esa información no salía a ninguna parte. Los pedidos llegaban por correo y WhatsApp, sin códigos y con nombres comerciales. Alguien los interpretaba, revisaba condiciones en el ERP, respondía, y después los digitaba.
El mismo pedido escrito tres veces, y en cada paso una oportunidad de equivocarse.
El encargo original era una tienda en línea. Pero antes de construir nada había que responder una pregunta más básica: qué es exactamente lo que el ERP no puede hacer.
Siete carencias, siete soluciones
Esto no es una crítica al ERP. Softland es un sistema de gestión interna y hace bien lo que le corresponde. Vender en línea requiere capacidades que sencillamente no están ahí, y esas son las que construimos.
No tiene canal de venta
La información del catálogo existe, pero solo la ve quien tiene usuario del ERP y sabe usarlo. El cliente que quiere comprar tiene que preguntar.
Portal B2B navegable
Un catálogo real, con buscador, categorías y fichas de producto. El cliente entra con su cuenta y compra sin llamar a nadie.
No conoce el concepto de carrito
No hay forma de que un cliente arme un pedido a lo largo de la tarde, lo deje a medias y lo retome. Un ERP registra documentos cerrados, no intenciones.
Carrito con reserva temporal
El pedido se arma cuando el cliente puede, y las unidades quedan apartadas mientras decide. Dos clientes no compran la misma última caja.
Las condiciones comerciales no salen
Los precios y descuentos por cliente están cargados en el ERP, pero no hay manera de exponérselos sin que alguien se los lea por teléfono.
Precio propio de cada cliente
Cada cuenta ve su lista de precios, sus descuentos y su crédito disponible. Lo que negoció, no un precio de vitrina.
Calcula el stock físico, no el vendible
Suma entradas y resta salidas. No descuenta los pedidos ya prometidos ni lo apartado en carritos activos. Publicar ese número es sobrevender.
Stock vendible en pantalla
Al físico se le resta lo comprometido en pedidos pendientes y lo reservado en carritos. El número que se publica es el que se puede despachar.
No hay autoservicio
El cliente no puede revisar su historial, repetir una compra anterior ni consultar el estado de su pedido sin escribirle a un vendedor.
El cliente se atiende solo
Historial completo, reposición de una compra anterior en un clic y estado del pedido en línea. A cualquier hora y sin intermediarios.
No tiene permisos para usuarios externos
Los perfiles del ERP están pensados para empleados. No existe un modelo de acceso para que cada cliente vea únicamente lo suyo.
Permisos por rol
El cliente ve lo suyo, el vendedor su cartera y el jefe la de su equipo. Cada uno accede solo a lo que le corresponde.
No registra el proceso comercial previo
Queda el asiento contable del documento final, pero no queda constancia de quién hizo qué mientras el pedido se estaba armando.
Trazabilidad de cada acción
Quién, sobre qué registro y a qué hora. Cuando algo no cuadra, hay evidencia verificable en vez de una discusión de opiniones.
Que el ERP avise, en vez de preguntarle
Las siete piezas anteriores dependen de un dato al día. Y hay dos formas obvias de conseguirlo, las dos malas.
Consultar Softland en cada visita. El portal muestra datos frescos, pero deja lento al ERP y con él a toda la empresa. Facturar empieza a demorar el triple y nadie entiende por qué.
Cargar una vez al día. No molesta a nadie, pero el portal anda con información de ayer. En precios y stock eso no sirve.
La salida fue invertir la relación.
Si algo falla, el registro se queda en la cola y se reintenta. Nada se pierde en silencio.
El pedido viaja en la dirección contraria por el mismo principio: se confirma en el portal y se escribe directo en Softland como documento del ERP. Nadie lo vuelve a digitar.
Qué cambió en la operación
- Los pedidos dejaron de digitarse. Entran al ERP tal como el cliente los armó.
- El cliente consulta precio, stock e historial sin llamar a nadie, a cualquier hora.
- El equipo comercial pasó de tomar pedidos a hacer seguimiento de cartera.
- Se mantiene una sola base de clientes, la del ERP.
- Softland sigue atendiendo solo a quienes trabajan en él.
El ERP no se reemplazó ni se modificó. Se le construyó alrededor lo que le faltaba.
Tres preguntas antes de firmar
¿Cómo se entera el portal de que algo cambió en el ERP?
Si pregunta en cada visita, vas a dejar lento a Softland.
¿El stock que se publica descuenta lo ya comprometido?
Si no, vas a vender lo que ya tiene dueño.
¿Los pedidos entran solos al ERP?
Si alguien los digita, no integraste nada. Moviste el trabajo de lugar.
Servicio relacionado
Este proyecto corresponde al servicio de Ecommerce B2B y B2C. Tienda con listas de precio por cliente, stock real y pedidos que ingresan directo a Softland.
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